报刊订阅和很多日常活计一样，难度不高，挑战性不强，可见性不足，但若数量一多，活儿也就变得繁琐且易出错。一度和这个活儿较过些劲，就把这点体验梳理一番，形成个清单，博大家一乐。艺术也好、科学也好、历史也罢，细读起来都很有意味，天使和魔鬼在细节中。
十项清单
1.下发通知。明确订阅标准，征求各单位和老干部的订阅意见，向有需求的单位和个人提供邮局赠阅的《邮发报刊简明目录》。与各部门沟通情况要有邮件或其它凭据，沟通有问题时备查。
2.收集意见。收集整理各单位和老干部的订阅意见，对超标的需求与相关部门和人员沟通，尽量做到既不超出经费标准，还能让大家订到想读的内容。
3.做好预算。
一是与外宣部门联系，了解非邮政渠道订阅报刊的数量及金额，主要为联系密切的媒体单位通过行业渠道发行的报刊；
二是针对无法通过邮发道订阅的杂志如《凤凰周刊》等，直接与杂志发行人员联系，了解新年度订价；
三是对异地老干部报刊，通过京东集中采购平台了解新年度报刊订价；
四是与有订阅任务的上级部门联系，了解行业要求订阅的报刊数量及订价。
以上渠道基本能掌握全部订价，结合拟订阅数量，做出整体预算。
4.审批经费。起草签报及资金审批表（附征求各单位和老干部意见的详细清单），呈各级领导审批、签字。
5.签订协议。与订阅大户邮局商定订阅协议，小额往来就不必了。协议初稿形成后，请法规部门把关，出具《律师意见》，按照律师意见修改形成正式协议，双方签字盖章，作为经费报销要件之一留存。
6.正式订阅。
签报及资金审批通过后正式订阅。大部分发行机构可先让对方开具发票，待报销手续齐备后由财务结账。
一是向邮局提供单位和每名老干部的投递地址、联系方式和订报种类数量，请对方提前开出发票。
二是对无法通过邮局渠道订阅的刊物，直接与刊物发行联系沟通，请对方提前开出发票。
三是在京东集中采购平台为异地老干部订阅，经费可用公务卡先行垫付，与客服沟通后请对方开出发票。
四是请外宣部门与对接的发行机构联系，提供通过行业渠道订阅的发票。
五是对有征订任务的刊物，结合单位实际提出订阅需求。
如需向下级单位赠阅，可向征订机构提供拟分发单位地址，请对方直接寄送，免得期刊集中邮寄到机关后还要二次分发。这类情况征订机构常常无法开具电子发票，可请对方以到付方式把纸质票据邮寄至单位。免得要专程取票据，影响报账进度。彼此方便的事，对方一般会配合。
7.制定分发方案。汇总统计各级赠阅、任务刊订阅数量及种类，结合各单位意见，制定年度报刊分发表，提供给单位报刊分发人员。
8.报销经费。票据陆续到齐后集中整理、粘贴票据，百余张原始单据，10余个经费流通渠道，最好做个明细，将每一笔费用的支付方式表标注清楚，方便财务支付，高效也免出差错。
9.核对经费。与财务确认经费支付后，抽问邮局等重点发行机构，确认经费到账情况，核对公务卡到款金额。如有问题，及时与财务沟通。
10.弥补差错。bug是难免的，及时修正就好。全年根据各部门及老干部的反馈，及时解决投递不畅、漏订少订等问题，及时报销补订产生的经费。
三个心法
一得细心。地址和投递信息不可弄错，错了给投递带来麻烦，影响阅读时效；票据不能遗漏、计算不可错误，否则等财务审核发现错误后，又得让几个部门领导重新签字，不妙。
二要耐心。尤其对异地老干部，须一单一单在平台填写订阅信息，工作耗时，但传递的是温暖还是冷漠，对方心头自知。单位的气场，一方面来自于给大伙提供的工作环境，一方面来自于每个人向对方（不仅是对领导）交付的工作质量。
三须定见。对任务刊，须多与财务和有关领导沟通，尽量以本单位需求为准确定数量，减少浪费。
以上。
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