邮件可以说是职场沟通中一个重要的工具。
哪怕现在已经有了很多即时交流工具，邮件仍然是必不可少的。
比如在一些公司，哪怕已经进行过电话交流，如果没有收到正式的邮件，很多工作仍然没法推进。
既然邮件这么重要，我们要如何写，才能充分发挥一封邮件的价值呢？
要写好一封邮件，也是有方法和技巧的。
《职场写作全书》 一书里就对邮件的写作进行的详细的说明。
《职场写作全书》
本书的作者是劳拉·布朗，她拥有30多年的写作辅导经验，在这期间，有很多客户让她推荐关于商务写作的好书，她最终因为没能找到可以真心推荐的商务写作书，于是自己写了一本，也就是我们现在看到的这本。
在《职场写作全书》里，劳拉·布朗提出了商务写作的七步法则，为我们展示了四个大类一共26种商务文书写作类型，其中包括电子邮件、即时讯息、推荐信，新闻稿，求职信等等。
今天我们主要来看如何利用七步法则写好一封电子邮件。
开始写邮件之前
在开始写邮件之前，我们需要先思考这封邮件到底应不应该写。
比如，如果沟通内容不需要留下书面记录，或者问题并不是经过一两轮的书面沟通就能解决问题，那么发邮件就不是一个明智的选择，应该进行电话或者即时通讯工具沟通。
除此之外，如果邮件中存在任何对自己或者对公司不利的东西，千万不要发出去。因为在法律程序上，邮件是可以被公开的。
我们必须注意，邮件有泄露信息的风险。
因此，在发邮件之前，先考虑发邮件的必要性和风险性。
先决定，写？还是不写？
七步法则写邮件
接下来我们就一起看一下，如何用七步法则写好一封邮件。
第一，明确写作意图。
要想明白为什么写这封邮件，要通过这封邮件达到怎样的目的。
是希望对方配合进行某项工作，还是需要对方提供什么资料，确定写作意图之后，把写作意图浓缩成一句话，写在邮件的主题处。
第二，针对读者而写。
写邮件的时候，要重点考虑读者的需求和期望。
比如标题要做到简明具体，如果邮件特别重要，可以在标题上加上“重要”等字样，如果需要对方回复，也可以写上“需回复”的字样。
第三，开篇明确有力。
有研究表明，一封邮件的平均阅读时间是七秒钟。 按照读者大概有十多秒钟的注意力时间计算，写邮件时应该把重点放在前三行。
在这里写上要求、结论或者截止日期等等重要信息。
对于重要信息可以用文字加粗的形式进行提醒。
第四，文字简洁明了。
因为阅读邮件的时间很短，所以就必须做到简短，写作内容尽量要浓缩成要点，尤其是首发邮件。
后续跟进的邮件内容可以更加详细一些。
另外，还要注意一点，一封邮件最好只有一个主题，这样不仅利于把话说清楚，也方便日后邮件搜索和查找。
第五，内容补漏删冗。
对其中内容进行全面快速的检查，确保满足所需又没有冗余的信息。
第六，语言通俗易懂。
如果对方不是专业人士，就不要用行话术语。
第七，及时检查修正。
写好之后先不急于发出去，先检查。
第五、六、七步，均属于检查修改的范围，可以一起进行。
在发送电子邮件之前记得检查以下几个要点：
①检查邮件中是否有机密信息，因为邮件不属于个人隐私，如果涉及机密信息，记得删除。
②思考邮件是否真的有必要抄送给准备抄送的人。
③如果是转发邮件，记得检查是否有不能转发的内容。
④自己读读看，读完前三行是否掌握了邮件的重要内容。
⑤检查邮件文字是否严谨、简洁，检查邮件中是否有错别字，邮箱地址是否都正确填写。
也可以请同事帮忙检查邮件是否有问题。
写好一封邮件，看似简单，但其实中间有很多需要注意的地方。
比如当我们需要别人配合工作的时候，如果邮件没有写清楚，很可能成为别人推脱责任的理由；如果邮件抄送给了本不该抄送的领导，可能会给领导留下不好的印象，也可能会伤害和同事的人际关系。
总之，看似简单的邮件，值得我们好好琢磨。
在进行邮件写作或其他商务写作时，不妨翻开这本《职场写作全书》，按照其中的步骤，仔细对比，认真检查，让商务写作不再困难。
《职场写作全书》
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